Wat is er aan de hand?
Uw brandstofadministratie kan een onvermoed fiscaal staartje krijgen. Want als u na het tanken contant betaalt of de brandstof door een medewerker privé laat voorschieten, dan is de BTW niet aftrekbaar. Een gewone tankbon wordt door de fiscus namelijk niet erkend als volwaardige factuur, omdat de afnemer er niet op staat vermeld.

Fiscaal vereiste
Daarom eist de Belastingdienst dat onomstotelijk wordt aangetoond dat de betaling wel degelijk door het bedrijf is verricht. Dit kan volgens de fiscus alléén indien de berijder heeft betaald met een zakelijk betaalmiddel van het bedrijf: een tankpas of een zakelijke betaalpas. Zie ook de site van de Belastingdienst.

Contante betaling van een gewone tankbon heeft als gevolg dat de BTW niet aftrekbaar is, óók niet indien de tankbon wordt gedeclareerd bij het bedrijf (door hetzij een DGA of een werknemer). Om niet het risico te lopen op een fiscale naheffing dient u voortaan aan de benzinepomp alleen nog maar te (laten) betalen met een zakelijke pinpas of zakelijke creditcard, of met een tankpas. Alleen zo voorkomt u dat medewerkers of uw onderneming schade lijden.

Als uw auto voor de fiscus tot het privévermogen wordt gerekend, kunt u geen BTW aftrekken bij de aankoop. Maar als u als eenmanszaak (ZZP'er), vennoot of maat uw privé-auto ook zakelijk gebruikt, dan mag de BTW op kosten voor onderhoud en brandstof worden afgetrokken. Wel moet rekening worden gehouden met privégebruik. Het privégebruik kan worden vastgesteld aan de hand van een sluitende kilometeradministratie. Is er geen sluitende kilometeradministratie dan is goedgekeurd dat 75% van de BTW op de kosten voor onderhoud en brandstof wordt afgetrokken.

Ook hier geldt dat van belang is dat de kosten van brandstof op naam staan van de onderneming. Dus betaal met een tankpas of een zakelijke betaalpas.

Zakelijke betaalmiddelen
Niet elke ondernemer vindt het plezierig om een zakelijke pinpas of zakelijke creditcard aan de medewerkers mee te geven. Bovendien blijft met deze betaalmiddelen de noodzaak bestaan om elke tankbon afzonderlijk te boeken voor de BTW-teruggave. Het rekeningafschrift wordt door de fiscus namelijk niet erkend als factuur!

Alleen met een zakelijke tankpas vervalt deze noodzaak, omdat één verzamelfactuur voor alle tanktransacties wordt afgegeven. Deze factuur wordt door de fiscus erkend, zodat u tankt met BTW-garantie. Bovendien zorgt een zakelijke tankpas voor een forse besparing op uw administratieve lasten.

Bron: mkb-brandstof.nl